多くの会員を獲得している場合の連絡業務には労力を要します。

特に定期ごとの文書作成や配信業務、緊急時や臨時の配信業務で負担が避ける事ができれば業務の効率アップにもつながります。

そんな連絡方法の効率化に利用できるのが、今そこにあるFAXの使用に一工夫を加えた方法です。

この方法では、既存のFAX機1台あたりの効率を最大限に上げることができ、パソコンに専用のソフトウェアをインストールしておくことで、必要になった時に元なるFAXを作成するだけで一気に送ることができるのです。

この方法はfaxdmと言われ、fax同報して、fax一斉送信するのですが、FAX1枚あたりコストが4円～10円であること、同時に数万件もの対象に送信できることが大きなメリットとなります。

多くの会員向けに行う場合は次の方法があります。
1)送信対象となる会員のFAX番号をそのまま利用する、
2)FAXDMの目立つ部分に対して、「定期連絡」「緊急・臨時連絡」「重要連絡」などと記載しておく、
3)2)の情報の近くに送信元名を記載する、
4)告知したい情報や概要を記載する、
5)4)の情報を記載する際は、細々としたことまでは記載せずに、箇条書きなどの方法で記載すると見やすい、
6)送信元の連絡先、電話場号、FAX番号、URLなどを記載する、
7)簡単な問い合わせにも対応できるよう返信用スペースに「気になる点」や「備考」欄を設けておく、
などです。

多数いる会員との業務連絡などをする場合には単にFAXを使用するだけでなく、FAXDMを利用することで、必要な時に、必要な情報を、必要な形で送信することができます。
また、得に緊急、臨時、重要情報を送る際にはFAXDMのFAX同報、FAX一斉送信は極めて有効です。
また、捨てられることもある郵送ダイレクトメールや電子メールよりも確実に告知ができるというポイントから、通常連絡に行う手段としても効果的なものとなっているのです。